🎯 このフローの目的（なぜ変えるのか）
申込から当日・事後まで、同じ名簿が1本でつながる状態をつくる
これまで申し込みは LINE（Lステップ） で受け、名簿は手作業で書き写していました。ツールが分かれているため、転記の手間・書き間違い・担当者しか分からない属人化が起きていました。
そこで 名簿づくり → 当日の受付 → キャンセル料の請求 までをすべて Lark に集約します。まずは1回ぶんを試すテスト運用。問題なければ毎月この流れに切り替えます。
👉 ねらいは「同じ名簿データが1本でつながる」こと。二度手間とミスをなくします。
📅 毎月のスケジュール
📣毎月 1日配信（受付スタート）
⛔例会の前週 日曜 23:59Lステップの受付を締切
💻その翌 月曜CSVをLステップからDL → Larkへ取り込み
🎤第3 月曜例会を開催
2026年 2月（例）
日
月
火
水
木
金
土
1📣配信日案内＆受付スタート
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8⛔受付締切23:59まで
9💻取り込みCSV→Lark名簿化
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12📋 名簿
チェック
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16🎤例会開催Lark名簿で受付
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斜線の 2/10〜15 は「名簿チェック期間」。日付は毎月この規則で動きます（例：2026年2月）。
― ここからは当日までの作業の流れ（上から下へ）―
1
月末〜月初
LINE受付フォームを準備し、参加者にLINE登録してもらう
髙八重さん
LINE
対象は3種類 ▸ 自会場・他会場・ゲスト それぞれLINEに登録
2
申し込み期間
会員登録の有無を確認したうえで、例会に申し込み
髙八重さん・世話人
LINE
登録済みそのまま例会に申し込み
まだ会員登録 → 世話人が審査 → 例会に申し込み
3
申込後（LINE → Larkへ転記）
LINEの申込をCSVで書き出し、Larkに取り込んで「名簿の叩き台」をつくる
岩切さん
LINE → Lark
4
名簿チェック
連絡担当が出欠を確認し、確認ボタンを送信して名簿を完成させる
各世話人・実行委員
Lark
5
締切後の追加申込
締切後に申し込む人はLarkフォームから。世話人が審査して「追加名簿」に反映
世話人
Larkフォーム
6
例会当日
LarkからPDFで名簿を印刷し、Lark名簿で受付する
長さん（当日受付）・事務局
Lark
7
例会終了後
欠席者へキャンセル料を請求。例会後アンケートを実施
事務局・世話人
Lark
これまで
- 申込はLINE、名簿は手作業で書き写し
- ツールが分かれて二度手間・書き間違い
- 担当者しか分からない属人化
これから（2月例会〜）
- 名簿〜受付〜請求をLarkに集約
- 同じ名簿データが1本でつながる
- 印刷・当日受付・キャンセル料も同じデータで
🤝 フォローアップ（フォロー部）
🤝 フォロー部とは（最近立ち上がった部）🚧 一部 検討中
辞める前に、早めに声をかけて退会を防ぐ
更新が近い人・切れた人・未入金の人に、辞めてしまう前に連絡します。下の内容はこの会議で決まったこと。スケジュールなど一部は岩切さんが精査中のため、変わる可能性があります（🚧マーク）。
🔴 必ず連絡期限切れ
更新が切れた人。最優先で連絡する
🟡 様子を見て3ヶ月前
更新の3ヶ月前。早めに状況を確認
🟡 様子を見て6ヶ月前
更新の6ヶ月前。気になる人を拾う
🔵 入金追っかけ未入金
ゲスト含む。入金の確認・声かけ
📐 「3ヶ月／6ヶ月」の決め方
チェックする月を基準に、◯ヶ月後に更新（積立データ）が来る人のこと。
例：6月にチェック → 9月更新の人＝「3ヶ月」／12月更新の人＝「6ヶ月」
この定義は連絡担当“全員”に共有します（Larkかノートに明記）。
🔍 誰に連絡する？（拾う基準）
「更新します」と確定した人 “以外” は全部拾う
- 連絡できていない人 → 必ず連絡（マスト）
- 「やめる」と言っている人も、3／6ヶ月前ならまだ止められる → 拾う
- 例会に出ていない人は辞める可能性が高い → 注意して見る
- 2ヶ月前・1ヶ月前でも“怪しい”と感じたら、期間に関係なく連絡担当から知らせてもらう
🗓️ フォローの週の動き（例会＝第3月曜から逆算）🚧 検討中
前週 月曜までフォローチェック班が対象者を集計 → Larkグループで「この人はこう」と共有
前週 火曜連絡担当が、出欠確認とあわせてフォロー連絡
そのあと連絡の結果を集計（辞めそう／微妙な人を抽出）
世話人会結果を共有し、誰がフォローするか決める（会の中で10分の枠を確保）
体制（担当）🚧 名前 要確認
- 甲斐さん … 声かけ
- 秋丸さん … フォロー・ピックアップ（サポート）
- 下野さん … フォローチェックのトップ＋ゲスト入金追っかけ
- 連絡担当（世話人・実行委員）… 実際の連絡
- 岩切さん … スケジュール設計・とりまとめ
これから決める・試す 🚧
- 岩切さん：フォローのスケジュール表を作り直して再共有
- 寺山さん：積立データのLark化／出席率を出せるか検討
- 当面、連絡担当が担当者（5〜12人）の出欠○×を手書き／Excelで記録（まず1〜2ヶ月試す）
- 未入金リストに“退会済みの人”が残る問題（本部名簿由来）