例会オペレーション
例会 申し込みの流れ
申し込みから名簿づくりまで、ひとつの流れでつながる
📅 毎月のスケジュール（押すと「やること・担当」が出ます）2026年 7月
2026年 7月
配信
🔔リマインド
締切
取込
🤝フォロー
✍️出欠入力締切
🔍📄名簿づくり
✅事務局
例会
📝アンケート
👇 ボタンは担当ごとに並んでいます。押すと「やること・担当・次は」が出ます
👥 誰が何をやるか（担当マップ）1ヶ月分の役割を、人ごとに1枚で
👥 LL部申込〜名簿づくりの実行部隊
毎月 1日📣 例会の案内を配信（髙八重さん）
4・6・8日🔔 未申込の人へリマインド①②③
前週 月💻 CSVを書き出してLarkへ取込（寺山さん）
前週 水 20:00📤 現時点の参加者一覧を会員へ配信
水の夜〜木🔍 歯抜け・誤入力をチェック → 修正（寺山さん）
前週 金 12:00📄 名簿PDFを事務局へ提出
例会の翌日📝 アンケート送付・キャンセル処理（長さん）
👥 世話人・実行委員 全員
前週 火🤝 担当会員へ出欠確認＋フォロー連絡
前週 水 18:00✍️ 出欠入力の締切。「△（連絡中）」でよいので空白をゼロに
例会 当日🎤 Lark名簿で受付
🤝 フォロー部退会防止
前週 月〜火更新の3ヶ月前・期限切れ・未入金の人を洗い出し、対象リストを世話人へ渡す
👥 各部会の部会長緑会・ゴルフ部 など
前週 木 23:59📎 各部会の資料を提出
衣笠さんが、提出先のGoogleドライブURLを世話人LINEへ毎月共有します
👥 事務局受け取ってまとめる
前週 土・日✅ 受け取った名簿PDFをチェックして印刷へ
名簿漏れリストは坂口さんが作成し、串間さんと相互確認
⚙️ 自動（Lステップ）人の手はいりません
前週 日 23:59⛔ 受付を締切
🔔 リマインド配信スケジュール実装イメージ1日に配信 → 締切まで自動で催促
配信して終わりにしない。締切まで段階的にリマインド
1日
📣
配信
案内＆受付スタート
＋3日 ▶
4日
🔔
リマインド①
まだの人へ催促
＋2日 ▶
6日
🔔
リマインド②
再度おしらせ
＋2日 ▶
8日目安
🔔
リマインド③
締切前の最終
▶
締切
⛔
受付締切
前週日曜 23:59
🔔 リマインドは まだ申し込んでいない人 へ届きます（申込済みには送りません）。
日付が毎月ずれても 配信＝1日／間隔＝3・2・2日 で自動計算します。上の「毎月のスケジュール」カレンダーにも 🔔 で表示されます。
🗺️ 全体の流れ（4つの段階）申込 → 名簿づくり → 当日 → 事後
📝① 申込
1参加者がLINEで申込登録
2会員登録を確認して例会に申込
未登録は登録→審査
未登録は登録→審査
📋② 名簿づくり
3CSVで書き出し → Larkに取り込み
4世話人が出欠を入力して名簿を埋める
水 18:00 締切（△でOK・空白ゼロ）
水 18:00 締切（△でOK・空白ゼロ）
5LL部が歯抜け・誤入力をチェック → 修正
金 12:00までに事務局へPDF提出
金 12:00までに事務局へPDF提出
6締切後の追加はLarkフォーム → 追加名簿
🎤③ 当日
7PDFで名簿を印刷 → Lark名簿で受付
🧾④ 事後
8キャンセル料を請求・例会後アンケート
🔧 LINE（申込を受ける） → CSVで書き出し → Lark（名簿・受付・印刷・請求まで全部）
🤝
ここから 後半フェーズ
フォロー部
辞める前に、早めにひと声。退会を防ぐ動きです。
🤝 フォロー部🚧 一部 検討中退会を防ぐ部
❓ なぜ必要か
会員が辞めるのは、多くが「更新のタイミング」。切れてから気づくと、もう手遅れです。更新の前に先回りして声をかけることで、退会を未然に防ぎます。
✅ 何をするか
更新が近い人・切れた人・未入金の人を毎月洗い出し、連絡担当が出欠確認とあわせてひと声かけます。
毎月、この4つのリストを洗い出して連絡
🔴 必ず連絡
期限切れ
更新が切れた人。最優先で連絡
🟡 様子を見て
3ヶ月前
3ヶ月後に更新する人。ここで初回連絡
🟡 様子を見て
6ヶ月前
6ヶ月後に更新する人。気になる人を拾う
🔵 入金追っかけ
未入金
ゲスト含む。入金の確認・声かけ
📐 「3ヶ月前」ルール — いつ・どのリストを処理する？フォロー部
更新月の3ヶ月前の月に、その人へ最初のフォロー連絡をします
例：Aさんが 2026年11月に更新 の場合
8月3ヶ月前
📞
初回フォロー
「11月更新リスト」で連絡
▶
9月
2ヶ月前
様子を見て再連絡
▶
10月
1ヶ月前
まだなら念押し
▶
11月
🔄
更新月
継続 or 退会
つまり 8月のフォロー週 に開くのは 「11月に更新する人の一覧（＝11月更新リスト）」。翌月も同じで、9月なら12月更新リスト…と毎月ずれていきます。
📇 この対象者リストは、会員マスタと連動します
起点は会員マスタの 「3ヶ月前」ビュー。今月（7月）の対象＝10月更新の34名 が、すでにここに入っています。
🔴 要フォロー 12🟡 注意 8🟢 良好 13
▶ 実際の名簿を開く（Lark・要ログイン）
※ 氏名・連絡先は個人情報のため、この公開ページには載せません。実名簿はLark（ログイン必須）で管理します。数値は2026-07時点。
📋 その月に処理する4つのリスト
- 3ヶ月前リスト＝3ヶ月後に更新する人（例：8月→11月更新）
- 6ヶ月前リスト＝6ヶ月後に更新する人（早めに拾う）
- 期限切れリスト＝すでに更新が切れた人（最優先）
- 未入金リスト＝ゲスト含む入金待ち
🔍 「更新します」確定者 “以外” は全部拾う
- 連絡できていない人 → 必ず連絡
- 「やめる」人も3／6ヶ月前ならまだ止められる
- 例会に出てない人は辞める可能性が高い
- 2・1ヶ月前でも怪しければ期間に関係なく知らせる
🗓️ フォローの週の動き（例会＝第3月曜から逆算）🚧 検討中フォロー部
前週 月曜までフォローチェック班が対象者を集計 → Larkグループで「この人はこう」と共有
前週 火曜連絡担当が、出欠確認とあわせてフォロー連絡
そのあと連絡の結果を集計（辞めそう／微妙な人を抽出）
世話人会結果を共有し、誰がフォローするか決める（会の中で10分の枠を確保）
🤝 体制と、これから決めることフォロー部
体制（担当）🚧 名前 要確認
- 甲斐さん … 声かけ
- 秋丸さん … フォロー・ピックアップ
- 下野さん … フォローチェックtop＋ゲスト入金
- 連絡担当（世話人・実行委員）… 実際の連絡
- 岩切さん … スケジュール設計・とりまとめ
これから決める・試す 🚧
- 岩切さん：フォローのスケジュール表を作り直し
- 寺山さん：積立データのLark化／出席率を出せるか
- 当面、連絡担当が担当者の出欠○×を記録（1〜2ヶ月試す）
- 未入金リストに退会済みが残る問題（本部名簿由来）
同じ名簿で、最後までつながる。
申し込みから名簿づくりまで、ひとつの流れで。